Registreer uw organisatie

Fietscontrole.be – Digitale Fietscontrole-tool

Algemeen kader: De Digitale Fietscontrole-tool heeft tot doel organisaties toe te laten controles te organiseren, te plannen en uit te voeren op fietsen en andere toegelaten vervoermiddelen, de resultaten digitaal op te volgen en hierover rapportering te genereren.

Deze aanpak is een vrijwillig initiatief dat tot doel heeft de gebruikers van deze vervoermiddelen bewust te maken. Het is niet bedoeld om deze gebruikers te bestraffen wanneer er tekortkomingen of gebreken worden vastgesteld.

In deze overeenkomst verwijst de term “Aanbieder” naar Vias institute en de term “Gebruiker” naar elke natuurlijke persoon die namens een organisatie toegang krijgt tot of gebruikmaakt van de Digitale Fietscontrole-tool.

Onder “Gebruiker” worden, naargelang de toegekende rechten en verantwoordelijkheden, onder meer begrepen:

• de verantwoordelijke die namens de organisatie de registratie uitvoert en bevoegd is om één of meerdere locaties, scholen, afdelingen of sites binnen de Tool te beheren;
• de beheerder die binnen de organisatie instaat voor het organiseren, beheren en opvolgen van controles en het beheer van de bijhorende gegevens;
• de controleur die binnen de Tool controles uitvoert, het vervoermiddel aanduidt en de resultaten registreert.

De term “Tool” verwijst naar de digitale toepassing fietscontrole.be, inclusief alle bijhorende functionaliteiten, rapportering en databanken.

Door het gebruik van de Tool stemt de Gebruiker in met de voorwaarden zoals hieronder uiteengezet.

1. Gebruiksrechten

1. Aanbieder verleent Gebruiker een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar, herroepbaar recht om de Tool te gebruiken in overeenstemming met deze Overeenkomst.
2. Gebruiker mag de Tool alleen gebruiken binnen de onderschrijvende entiteit of organisatie en in overeenstemming met alle geldende wetten en voorschriften.
3. Een organisatie kan bestaan uit één of meerdere vestigingen, scholen, afdelingen of locaties. De verantwoordelijke kan één of meerdere beheerders aanduiden voor het beheer van specifieke locaties, sites of groepen. Iedere gebruiker krijgt uitsluitend toegang tot de gegevens en functionaliteiten waarvoor hij of zij expliciet gemachtigd werd.
4. De Gebruiker verklaart te beschikken over een geldige rechtsgrond voor het verzamelen, verwerken en aanleveren van persoonsgegevens overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving. De Gebruiker is verantwoordelijk voor de interne communicatie, informatieverstrekking en eventuele toestemmings- of kennisgevingsverplichtingen binnen de eigen organisatie. Indien de organisatie persoonsgegevens van minderjarigen verwerkt, ziet de Gebruiker erop toe dat de toepasselijke regels inzake informatieverstrekking, toestemming of andere rechtsgrond correct worden nageleefd.
5. De Aanbieder garandeert dat de bedoelde gepersonaliseerde gegevens uitsluitend worden gebruikt voor het uitvoeren van de technische conformiteitscontrole zoals beschreven in het algemeen kader en strikt beperkt tot de tijd die hiervoor noodzakelijk is.

2. Privacy en gegevensverzameling

1. De Gebruiker blijft verantwoordelijk voor de rechtmatige verzameling en verwerking van persoonsgegevens binnen zijn organisatie. De Gebruiker ziet erop toe dat de persoonsgegevens die via de Tool worden verwerkt, rechtmatig, behoorlijk en transparant worden verzameld en dat de betrokkenen hierover correct worden geïnformeerd overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.
2. De Aanbieder verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de doeleinden die verbonden zijn aan de werking van de Tool, het organiseren en opvolgen van de fietscontroles, de rapportering ervan en de technische ondersteuning van de toepassing, en dit overeenkomstig de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
3. De verwerking van persoonsgegevens gebeurt overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving en de afspraken tussen Vias als verwerkingsverantwoordelijke en de technische dienstverlener(s) die optreden als verwerker.
4. De verdere afspraken over vertrouwelijkheid, toegang, beveiliging, bewaartermijn en eventuele gegevensdeling worden nader omschreven in de Vertrouwelijkheidsovereenkomst en/of in afzonderlijke verwerkersafspraken indien deze juridisch vereist zijn.
5. Persoonsgegevens worden uitsluitend bewaard gedurende de periode die noodzakelijk is voor de uitvoering van de controles en de rapportering ervan. Na afloop van de toepasselijke controle- of bewaartermijn worden persoonsgegevens automatisch geanonimiseerd of verwijderd overeenkomstig het gegevensretentiebeleid van de Tool. Dit kan manueel verwijderd worden door de beheerder of wordt automatisch verwijderd één maand na afloop van het school- of kalenderjaar.
6. De toegang tot persoonsgegevens, controleresultaten en statistieken wordt bepaald op basis van de toegekende gebruikersrol. De onderstaande matrix geeft de standaardtoegangsrechten per rol weer. Afwijkingen hiervan zijn enkel mogelijk indien deze functioneel noodzakelijk zijn, technisch voorzien zijn en juridisch gevalideerd werden.

Geanonimiseerde of geaggregeerde statistische gegevens kunnen worden bewaard voor rapporterings-, evaluatie- en onderzoeksdoeleinden, voor zover deze gegevens niet langer herleidbaar zijn tot geïdentificeerde of identificeerbare personen.

3. Verantwoordelijkheden van de Gebruiker

1. Gebruiker is verantwoordelijk voor het veilig en vertrouwelijk houden van zijn inloggegevens en het voorkomen van ongeautoriseerde toegang tot zijn account.
2. Gebruiker zal de Tool niet gebruiken voor andere doeleinden dan deze waarvoor de Tool werd opgezet binnen het algemeen kader, noch op een manier die inbreuk maakt op de rechten van anderen of in strijd is met toepasselijke wetten en regelgeving.
3. Gebruiker staat in voor de correcte informatieverstrekking aan betrokkenen, ouders, voogden of andere relevante personen binnen zijn organisatie, overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving en interne regels. Indien communicatie per e-mail wordt gebruikt, ziet de Gebruiker erop toe dat het gebruik van de betrokken e-mailadressen rechtmatig is en dat aan de toepasselijke informatie-, toestemmings- of kennisgevingsverplichtingen werd voldaan.
4. Gebruiker is verantwoordelijk dat de ingebrachte gegevens correct zijn.
5. De Gebruiker verbindt zich ertoe zijn account, toegangsrechten en inloggegevens zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk te beheren en alle redelijke maatregelen te nemen om ongeoorloofd gebruik, verlies, misbruik of toegang door onbevoegden te voorkomen.
6. Iedere Gebruiker die kennis krijgt van een beveiligingsincident, verlies van gegevens, ongeoorloofde toegang of een mogelijk datalek, meldt dit onmiddellijk aan de Aanbieder via het daarvoor voorziene contactpunt. De melding bevat, voor zover gekend, de aard van het incident, de betrokken gegevens, het tijdstip van vaststelling en de reeds genomen maatregelen.

4. Aansprakelijkheid

1. De Aanbieder spant zich in om de Tool volgens de regels van de kunst, veilig en betrouwbaar ter beschikking te stellen.
2. De Aanbieder kan niet aansprakelijk worden gesteld voor indirecte schade, gevolgschade of tijdelijke onbeschikbaarheid van de Tool, behoudens in geval van opzettelijke fout of grove nalatigheid.
3. De gegevensbeschermingsautoriteit wordt binnen de 72 uur ingelicht door de Aanbieder bij een mogelijk datalek of hacking. Hiervoor dient de Gebruiker een mogelijk datalek of hacking onmiddellijk te melden aan de Aanbieder.

5. Wijzigingen en beëindiging

1. Aanbieder behoudt zich het recht voor om de Tool en de voorwaarden bepaald in deze Overeenkomst op elk moment en zonder voorafgaande kennisgeving of termijn te wijzigen in functie van de doelstelling beschreven in het algemeen kader.
2. Gebruiker kan deze Overeenkomst op elk moment en zonder het naleven van enige termijn beëindigen door het gebruik van de Tool eenzijdig stop te zetten en zijn account te verwijderen.
3. De Aanbieder levert redelijke inspanningen om de beschikbaarheid en goede werking van de Tool te waarborgen, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid.
4. De Tool kan tijdelijk niet beschikbaar zijn wegens onderhoud, technische storingen, beveiligingsupdates of overmacht.
5. Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de Tool, de software, de documentatie en de rapportering blijven eigendom van de Aanbieder. Het gebruik van de Tool verleent geen eigendomsrechten aan de Gebruiker.

6. Toepasselijk recht en geschillenbeslechting

1. Deze Overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht. Eventuele geschillen zullen worden beslecht door middel van bemiddeling of, indien nodig, door de bevoegde rechtbank te Brussel.

De Gebruiker verklaart dat hij de Gebruikersovereenkomst heeft gelezen, begrepen en aanvaard. De Gebruiker bevestigt bevoegd te zijn om deze verklaring namens de organisatie af te leggen en verbindt zich ertoe de bepalingen uit deze overeenkomsten naar best vermogen na te leven.

De Gebruiker bevestigt tevens dat hij de nodige interne maatregelen neemt om de Tool rechtmatig te gebruiken en de toepasselijke privacy-, vertrouwelijkheids- en toegangsregels te respecteren.

Vertrouwelijkheidsovereenkomst voor de verwerking van persoonsgegevens

Fietscontrole.be – Digitale Fietscontrole-tool

In deze overeenkomst moet worden verstaan onder “Gebruiker”: elke natuurlijke persoon die namens een organisatie toegang krijgt tot of gebruikmaakt van de Digitale Fietscontrole-tool, waaronder verantwoordelijken, beheerders en controleurs, naargelang de toegekende rechten en verantwoordelijkheden.

• Verwerking: elke bewerking of elk geheel van bewerkingen, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procedés en toegepast op de Informatie, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van de Informatie.
• De Gebruikersovereenkomst: de overeenkomst gesloten tussen de Aanbieder en Gebruiker met betrekking tot de functionaliteit van de Digitale Fietscontrole-tool, hierna genoemd de “Tool”.
• Deze overeenkomst is van toepassing op alle gebruikersrollen binnen de Tool. Iedere gebruiker handelt binnen de grenzen van de toegewezen rechten en verantwoordelijkheden en respecteert de vertrouwelijkheid van de informatie waartoe hij of zij toegang krijgt.

1. Algemene bepalingen

Beschrijving van de informatie

De Tool bevat de informatie en gegevens die door de Gebruiker worden aangeleverd en die strikt noodzakelijk zijn om de opdracht, zoals omschreven in het Algemeen kader van de Gebruikersovereenkomst, correct uit te voeren. Deze informatie kan onder meer betrekking hebben op naam, voornaam, organisatie, school of locatie, klas, groep of afdeling, e-mailadres indien van toepassing, resultaten van uitgevoerde controles en andere gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de fietscontrole.

Toegang tot de verzamelde persoonsgegevens en controleresultaten is beperkt tot de specifieke gebruikersrol van beheerder, binnen de grenzen van de toegewezen rechten en voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering en opvolging van de controles. Vias, in zijn hoedanigheid van admin, en de verantwoordelijke van de organisatie hebben geen toegang tot deze verzamelde persoonsgegevens en controleresultaten.

Gebruiker mag de bedoelde informatie uitsluitend verwerken voor de volgende doeleinden:

• Voor de uitvoering van de opdracht in overeenstemming met het Algemeen kader, opgenomen in de Gebruikersovereenkomst.

2. Gebruiker verbindt er zich toe om:

1. Geen gebruik te maken van de informatie en gegevens die haar/hem, in strijd met de inleiding, de definities of het toepassingsgebied van deze overeenkomst en de Gebruikersovereenkomst, per ongeluk zouden zijn bezorgd en om deze onverwijld terug te bezorgen aan de Aanbieder.
2. De informatie en gegevens niet voor andere doeleinden te gebruiken dan die welke worden vermeld onder punt 1.2.
3. Zich alleen toegang te verschaffen tot de informatie en gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de haar/hem toevertrouwde opdracht in het kader van de verwerking van persoonsgegevens. Toegang tot verzamelde persoonsgegevens en controleresultaten is beperkt tot de specifieke gebruikersrol van beheerder, binnen de grenzen van de toegewezen rechten en voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering en opvolging van de controles. Vias, in zijn hoedanigheid van admin, en de verantwoordelijke van de organisatie hebben geen toegang tot deze verzamelde persoonsgegevens en controleresultaten. Gebruikers mogen geen gegevens raadplegen, kopiëren, exporteren of gebruiken buiten de grenzen van hun toegekende rechten.
4. De informatie en gegevens waarvan zij/hij kennis heeft genomen, alleen toe te vertrouwen aan anderen in de mate dat dit voor de uitvoering van haar/zijn opdracht in het kader van de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is en op voorwaarde dat de persoon aan wie deze gegevens kenbaar worden gemaakt gemachtigd is er kennis van te nemen. Wanneer een organisatie meerdere locaties, scholen of afdelingen omvat, worden toegangsrechten per locatie, site of groep beperkt tot de personen die deze toegang nodig hebben. De verantwoordelijke ziet erop toe dat beheerders en controleurs enkel toegang krijgen tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor hun opdracht, met dien verstande dat toegang tot de verzamelde persoonsgegevens en controleresultaten uitsluitend aan de beheerder toekomt.
5. De toegangscodes en/of wachtwoorden om zich toegang tot de informatie en gegevens te verschaffen niet kenbaar te maken.
6. Haar/zijn wachtwoord dat toegang biedt tot de informatie en gegevens regelmatig te wijzigen.
7. De informatie en gegevens met de nodige zorg te behandelen en alle nodige veiligheidsmaatregelen te nemen, in het bijzonder om ze op elk niveau, met name op fysiek en menselijk vlak en op het gebied van informatica, steeds een optimale bescherming te garanderen.
8. Indien de vertrouwelijkheid van de informatie en gegevens, of van een deel daarvan, geschonden zou zijn geweest, of indien de Gebruiker kennis krijgt van of een vermoeden heeft van verlies, ongeoorloofde toegang, foutieve verzending, hacking, een datalek of een ander beveiligingsincident, brengt de Gebruiker de Aanbieder hiervan onmiddellijk op de hoogte via het daarvoor voorziene contactpunt. De Gebruiker bezorgt daarbij alle beschikbare informatie die noodzakelijk is om het incident te beoordelen, te beperken en, indien nodig, formeel te melden, waaronder voor zover gekend de aard van de in gevaar gebrachte informatie en gegevens, de vermoedelijke of bewezen datum van het incident en de reeds genomen maatregelen.

3. De Aanbieder verbindt zich ertoe om:

1. De gepersonaliseerde gegevens, absoluut en strikt noodzakelijk voor de duur van het technische gebruik van de Tool, enkel te gebruiken conform de doelstellingen opgenomen in het Algemeen kader van de Gebruikersovereenkomst en deze op geen enkele wijze te delen met enige derde partij aan deze overeenkomst en de Gebruikersovereenkomst.
2. Enkel zuiver geanonimiseerde, gedepersonaliseerde, statische en kwantitatieve gegevens, als resultaat van de uitvoering van de opdracht opgenomen in het Algemeen kader van de Gebruikersovereenkomst, openbaar of aan derden ter beschikking te stellen. Geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens mogen niet worden herleid tot geïdentificeerde of identificeerbare personen. Export van persoonsgegevens is enkel toegestaan wanneer dit functioneel noodzakelijk is, wettelijk toegestaan is en binnen de toegekende rechten van de betrokken gebruikersrol valt. Verantwoordelijken en beheerders kunnen uitsluitend geaggregeerde statistieken exporteren, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald door hun toegewezen rechten en juridisch gevalideerd.

4. Aanvang van de vertrouwelijkheidsovereenkomst

1. Deze vertrouwelijkheidsovereenkomst treedt in werking vanaf de registratie van de organisatie op het portaal van de Tool.
2. Persoonsgegevens worden slechts bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de controles en de rapportering ervan. Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens automatisch of manueel geanonimiseerd of verwijderd overeenkomstig het gegevensretentiebeleid van de Tool.
3. De vertrouwelijkheidsverplichting blijft gelden voor alle informatie waarvan de Gebruiker kennis heeft genomen, ook na stopzetting van het gebruik van de Tool conform de Gebruikersovereenkomst.

5. Schadevergoeding

1. Gebruiker erkent uitdrukkelijk dat de vertrouwelijkheidsovereenkomst essentieel is en dat het schenden ervan aan de Verantwoordelijke voor de verwerking onherstelbare schade zou berokkenen.
2. Aanbieder behoudt zich het recht voor om schadevergoeding te eisen bij niet-naleving van de vertrouwelijkheidsovereenkomst door de Gebruiker.
3. Bij overtreding van de bepalingen wordt Aanbieder volledig schadeloosgesteld voor alle schade, kosten, verliezen en aansprakelijkheid die resulteren uit het verbreken van de confidentialiteit.
4. De overtreding kan vastgesteld worden door alle middelen van recht. Indien de inbreuken niet binnen de vijf kalenderdagen na aangetekende ingebrekestelling gedetailleerd en gemotiveerd worden betwist, staan zij verder onbetwistbaar als naar recht vast.

6. Toepasbaar recht en bevoegde rechtbank

Deze overeenkomst wordt geregeld door het Belgische recht. Uitsluitend de rechtbanken te Brussel zijn bevoegd om te berechten.

7. Bijzondere clausules

1. De vertrouwelijkheidsplicht blijft ook gelden na het stopzetten van het gebruik van de Tool conform de Gebruikersovereenkomst.

De Gebruiker verklaart dat hij de Vertrouwelijkheidsovereenkomst heeft gelezen, begrepen en aanvaard. De Gebruiker bevestigt bevoegd te zijn om deze verklaring namens de organisatie af te leggen en verbindt zich ertoe de bepalingen uit deze overeenkomsten naar best vermogen na te leven. De Gebruiker bevestigt tevens dat hij de nodige interne maatregelen neemt om de Tool rechtmatig te gebruiken en de toepasselijke privacy-, vertrouwelijkheids- en toegangsregels te respecteren.