Hoe werkt het

Zo werkt het

De verschillende stappen in een video

↑ Terug naar boven

Info voor de verantwoordelijke organisator

De verantwoordelijke registreert de organisatie en duidt één of meerdere beheerders aan.

✓ activeert het gebruik van het platform
✓ beheert de locaties
✓ beheert de beheerders
✓ raadpleegt globale statistieken

De verantwoordelijke van de organisatie, bijvoorbeeld een school, vereniging of bedrijf, start de registratie. Daarvoor zijn de volgende gegevens nodig:

• de gegevens van de organisatie en eventuele sites;
• de eigen contactgegevens;
• de contactgegevens van ten minste één persoon die als beheerder wordt aangesteld.

Daarna ontvangt de verantwoordelijke een registratiebevestiging. Na het inloggen kan de verantwoordelijke sites, of fysieke locaties, en beheerders toevoegen en beheren.

De verantwoordelijke activeert met andere woorden het gebruik van de fietscontroletool voor zijn of haar organisatie. Tegelijk verklaart de verantwoordelijke zich akkoord met de gebruikersovereenkomst en bevestigt hij of zij dat de organisatie correct omgaat met de verwerking van persoonsgegevens (GDPR).

De verantwoordelijke van de organisatie kan als enige beheerders aanduiden, vervangen of verwijderen. Deze rol kan ook de 2FA-reset van beheerders uitvoeren wanneer dat nodig is.

Na de fietscontroles kan de verantwoordelijke de statistieken bekijken van de organisatie die hij of zij heeft aangemaakt, inclusief alle sites die eraan gekoppeld zijn.

Moeten de gegevens van de verantwoordelijke van de organisatie worden aangepast, bijvoorbeeld bij een personeelswissel? Dan gebeurt dat door Vias institute. Gebruik het contactformulier om ons de nodige informatie te bezorgen.

↑ Terug naar boven

Info voor de beheerder

De beheerder zorgt voor de administratieve en praktische voorbereiding van de controles. Hij of zij kan:

✓ deelnemers importeren
✓ deelnemers manueel toevoegen
✓ controlemomenten aanmaken
✓ QR-codes voor de controles genereren
✓ resultaten bekijken
✓ statistieken exporteren

Een beheerder gaat administratief aan de slag om de controles vlot te laten verlopen

Het reply-mailadres toevoegen

Deze rol kan ook de toegewezen sites aanpassen. Belangrijk hier is het reply-to e-mailadres. De automatische feedbackmails vertrekken vanuit no-reply@fietscontrole.be, maar eventuele antwoorden hierop komen op het ingevulde mailadres terecht. Dit is belangrijk bij eventuele vragen van gecontroleerden. Als dit veld niet ingevuld is, vertrekken er geen feedbackmails.

Inladen van deelnemerslijsten in groepen

Aan de hand van een volledig ingevuld importbestand worden de nodige gegevens correct in het systeem geladen. Het platform is zo ingesteld dat deze actie enkel slaagt bij een volledig importbestand voor alle lijnen, met andere woorden voor alle deelnemers.

Download hier het importbestand.

Je kan meerdere e-mailadressen aan één gecontroleerde koppelen. Zo kunnen een leerling, de ouders en/of voogden de feedback na controle in hun mailbox ontvangen. Er is minimaal 1 e-mailadres vereist.

Het is aan te raden om in één import de volledige lijst van je vereniging of school in te laden. Zo heb je binnen het platform automatisch een volledig overzicht. De deelnemers worden vervolgens automatisch aan de juiste groepen of klassen gekoppeld.

1. Open Gecontroleerden.
2. Klik rechtsboven op Importeren.
3. Laad het CSV-bestand in.
4. Controleer of de kolommen correct gekoppeld zijn.
5. Bevestig de import.

Je kan geïmporteerde gegevens nadien nog aanpassen op individueel niveau. Daarnaast kan je ook manueel deelnemers toevoegen of deelnemers handmatig aan een groep of klas toewijzen. Deze informatie wordt onmiddellijk verwerkt, zodat ook lastminute-aanpassingen mogelijk zijn tijdens het controlemoment.

Controlemoment aanmaken

De volgende stap is het aanmaken van een tijdslot waarop de controle zal plaatsvinden. Dit genereert geen agenda-items, maar zorgt ervoor dat de controleur enkel tijdens het controlemoment toegang heeft tot de persoonsgegevens van de deelnemers.

Het tabblad Opvolging is de overzichtspagina. Van hieruit kan je het snelst een controle plannen per groep of klas. Ook opvolgingscontroles kunnen op dezelfde manier ingepland worden.

1. Klik in het tabblad Opvolging op Controle plannen onder de gewenste klas of groep, of gebruik de groene knop Controle plannen op het tabblad Controles.
2. Vul de datum, het tijdslot en de klas of groep in die gecontroleerd wordt.
3. Sla de controle op.

Het systeem genereert automatisch een QR-code en een unieke toegangscode voor de controleur. Deze gegevens kunnen rechtstreeks doorgestuurd worden naar de betrokken controleur. Is de controleur nog niet gekend? Dan kan je dit ook later nog aanvullen.

Na de controlemomenten

De beheerder kan de status van de controles opvolgen en statistieken raadplegen.

Statistieken zijn eenvoudig te exporteren via de daarvoor voorziene knop. Dankzij de beschikbare filters kan je verschillende gegevens selecteren en weergeven.

De persoonsgegevens in de tool worden automatisch geanonimiseerd. Deze actie kan niet ongedaan gemaakt worden. De anonimisering gebeurt telkens één maand na het einde van een jaarperiode. Voor scholen, sportclubs en jeugdverenigingen start deze periode op 15 augustus, zodat rekening wordt gehouden met het schooljaar. Voor alle andere organisaties wordt het kalenderjaar gevolgd.

De beheerder kan de anonimisering ook manueel uitvoeren.

↑ Terug naar boven

Info voor de controleur

De controleur voert de controle uit via smartphone, tablet of computer en kan inloggen via een unieke toegangscode. Tijdens de controle kan hij of zij:

✓ deelnemers selecteren
✓ controlepunten invullen
✓ opmerkingen toevoegen
✓ de controle afronden

De resultaten worden automatisch verwerkt en verstuurd.

De controleur heeft van de beheerder de QR-code, link of 6-cijfercode voor zijn of haar (deel van de) controle ontvangen. Met deze informatie logt hij of zij in via de website, via de knop Controle starten.

De controleomgeving is geoptimaliseerd voor smartphones, maar kan uiteraard ook gebruikt worden op een tablet of computer. Een stabiele internetverbinding op de controleplaats is noodzakelijk.

Vervolgens wordt de naam van de controleur gevraagd. Deze is enkel zichtbaar voor de beheerder en dient uitsluitend voor praktische doeleinden.

De controleur kan filteren op klas of groep. Door op de naam van een deelnemer te klikken, kunnen vervolgens de controlepunten afgewerkt worden. De volledige lijst met controlepunten vind je onderaan terug. De tool volgt de verplichtingen zoals beschreven in de Code van de openbare weg. Daarbij gaan we ervan uit dat elk gecontroleerd voertuig ook in het donker gebruikt moet kunnen worden en dus voorzien is van verlichting en reflectoren.

Per gecontroleerd voertuig worden enkele gegevens geregistreerd, zoals het subtype (bijvoorbeeld een plooifiets binnen de categorie fiets), de klasse bij bromfietsen en de aanwezigheid van elektrische ondersteuning. Deze informatie wordt uitsluitend gebruikt voor statistische doeleinden.

Daarnaast kan de controleur bijkomende opmerkingen toevoegen in een vrij tekstveld. Deze opmerkingen worden opgenomen in de feedbackmail en zijn dus handig om extra informatie mee te geven aan de gecontroleerde.

Nadat de aanwezige deelnemers gecontroleerd zijn, kan de controleur de controle op twee manieren beëindigen:

• Controle afsluiten: dit betekent de definitieve afsluiting van deze controlesessie. Er kunnen daarna geen bijkomende controles meer uitgevoerd worden binnen deze sessie.
• Uitloggen: het platform wordt verlaten zonder de controle definitief af te sluiten. De controleur kan later opnieuw aanmelden met dezelfde inloggegevens om de controle verder te zetten, bijvoorbeeld na een pauze.

De controleur hoeft geen bijkomende handelingen uit te voeren om de feedbackmails te versturen. Dit gebeurt automatisch door het platform.

↑ Terug naar boven

Twee-factor-authenticatie (2FA) instellen

Zowel de organisator als de beheerder(s) ontvangen een login voor het platform. Het platform maakt gebruik van twee-factor-authenticatie (2FA) via een authenticator-app.

Na de activatie van je account moet je een authenticator-app instellen.

• Installeer een authenticator-app op je smartphone (Microsoft Authenticator, Google Authenticator, …).
• Scan met die app de QR-code die verschijnt.
• Voer de zescijferige code uit de app in.
• Nadien staat de code standaard in je app.

Je account is nu beveiligd met 2FA. Je hebt dat telkens nodig om in te loggen.

Wanneer een beheerder een nieuwe koppeling moet leggen tussen zijn account en de authenticator-app (bv. nieuwe gsm, nieuwe app), is het de organisator die via in het platform de 2FA-reset kan doen. Onder het menu 'beheerders' is de knop te vinden naast de naam van de desbetreffende beheerder. Een organisator die een 2FA-reset nodig heeft, neemt contact op met Vias via mail of het contactformulier.

Meer informatie over de werking van authenticator-apps vind je hier.

↑ Terug naar boven

De controlepunten opgelijst

De controleur gaat per voertuig de lijst met controlepunten af. Dit zijn de verplichte uitrustingen volgens de Code van de openbare weg. We kiezen er bewust voor om er bij de controle van uit te gaan dat je ook in het donker met het voertuig kan rijden. Daardoor worden een werkende verlichting en de nodige reflectoren altijd gecontroleerd.

↑ Terug naar boven