Gebruikersovereenkomst

Fietscontrole.be – Digitale Fietscontrole-tool

Algemeen kader: De Digitale Fietscontrole-tool heeft tot doel organisaties toe te laten controles te organiseren, te plannen en uit te voeren op fietsen en andere toegelaten vervoermiddelen, de resultaten digitaal op te volgen en hierover rapportering te genereren.

Deze aanpak is een vrijwillig initiatief dat tot doel heeft de gebruikers van deze vervoermiddelen bewust te maken. Het is niet bedoeld om deze gebruikers te bestraffen wanneer er tekortkomingen of gebreken worden vastgesteld.

In deze overeenkomst verwijst de term “Aanbieder” naar Vias institute en de term “Gebruiker” naar elke natuurlijke persoon die namens een organisatie toegang krijgt tot of gebruikmaakt van de Digitale Fietscontrole-tool.

Onder “Gebruiker” worden, naargelang de toegekende rechten en verantwoordelijkheden, onder meer begrepen:

de verantwoordelijke die namens de organisatie de registratie uitvoert en bevoegd is om één of meerdere locaties, scholen, afdelingen of sites binnen de Tool te beheren;
de beheerder die binnen de organisatie instaat voor het organiseren, beheren en opvolgen van controles en het beheer van de bijhorende gegevens;
de controleur die binnen de Tool controles uitvoert, het vervoermiddel aanduidt en de resultaten registreert.

De term “Tool” verwijst naar de digitale toepassing fietscontrole.be, inclusief alle bijhorende functionaliteiten, rapportering en databanken.

Door het gebruik van de Tool stemt de Gebruiker in met de voorwaarden zoals hieronder uiteengezet.

1. Gebruiksrechten

Aanbieder verleent Gebruiker een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar, herroepbaar recht om de Tool te gebruiken in overeenstemming met deze Overeenkomst.
Gebruiker mag de Tool alleen gebruiken binnen de onderschrijvende entiteit of organisatie en in overeenstemming met alle geldende wetten en voorschriften.
Een organisatie kan bestaan uit één of meerdere vestigingen, scholen, afdelingen of locaties. De verantwoordelijke kan één of meerdere beheerders aanduiden voor het beheer van specifieke locaties, sites of groepen. Iedere gebruiker krijgt uitsluitend toegang tot de gegevens en functionaliteiten waarvoor hij of zij expliciet gemachtigd werd.
De Gebruiker verklaart te beschikken over een geldige rechtsgrond voor het verzamelen, verwerken en aanleveren van persoonsgegevens overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving. De Gebruiker is verantwoordelijk voor de interne communicatie, informatieverstrekking en eventuele toestemmings- of kennisgevingsverplichtingen binnen de eigen organisatie. Indien de organisatie persoonsgegevens van minderjarigen verwerkt, ziet de Gebruiker erop toe dat de toepasselijke regels inzake informatieverstrekking, toestemming of andere rechtsgrond correct worden nageleefd.
De Aanbieder garandeert dat de bedoelde gepersonaliseerde gegevens uitsluitend worden gebruikt voor het uitvoeren van de technische conformiteitscontrole zoals beschreven in het algemeen kader en strikt beperkt tot de tijd die hiervoor noodzakelijk is.

2. Privacy en gegevensverzameling

De Gebruiker blijft verantwoordelijk voor de rechtmatige verzameling en verwerking van persoonsgegevens binnen zijn organisatie. De Gebruiker ziet erop toe dat de persoonsgegevens die via de Tool worden verwerkt, rechtmatig, behoorlijk en transparant worden verzameld en dat de betrokkenen hierover correct worden geïnformeerd overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.
De Aanbieder verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de doeleinden die verbonden zijn aan de werking van de Tool, het organiseren en opvolgen van de fietscontroles, de rapportering ervan en de technische ondersteuning van de toepassing, en dit overeenkomstig de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
De verwerking van persoonsgegevens gebeurt overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving en de afspraken tussen Vias als verwerkingsverantwoordelijke en de technische dienstverlener(s) die optreden als verwerker.
De verdere afspraken over vertrouwelijkheid, toegang, beveiliging, bewaartermijn en eventuele gegevensdeling worden nader omschreven in de Vertrouwelijkheidsovereenkomst en/of in afzonderlijke verwerkersafspraken indien deze juridisch vereist zijn.
Persoonsgegevens worden uitsluitend bewaard gedurende de periode die noodzakelijk is voor de uitvoering van de controles en de rapportering ervan. Na afloop van de toepasselijke controle- of bewaartermijn worden persoonsgegevens automatisch geanonimiseerd of verwijderd overeenkomstig het gegevensretentiebeleid van de Tool. Dit kan manueel verwijderd worden door de beheerder of wordt automatisch verwijderd één maand na afloop van het school- of kalenderjaar.
De toegang tot persoonsgegevens, controleresultaten en statistieken wordt bepaald op basis van de toegekende gebruikersrol. De onderstaande matrix geeft de standaardtoegangsrechten per rol weer. Afwijkingen hiervan zijn enkel mogelijk indien deze functioneel noodzakelijk zijn, technisch voorzien zijn en juridisch gevalideerd werden.

Geanonimiseerde of geaggregeerde statistische gegevens kunnen worden bewaard voor rapporterings-, evaluatie- en onderzoeksdoeleinden, voor zover deze gegevens niet langer herleidbaar zijn tot geïdentificeerde of identificeerbare personen.

3. Verantwoordelijkheden van de Gebruiker

Gebruiker is verantwoordelijk voor het veilig en vertrouwelijk houden van zijn inloggegevens en het voorkomen van ongeautoriseerde toegang tot zijn account.
Gebruiker zal de Tool niet gebruiken voor andere doeleinden dan deze waarvoor de Tool werd opgezet binnen het algemeen kader, noch op een manier die inbreuk maakt op de rechten van anderen of in strijd is met toepasselijke wetten en regelgeving.
Gebruiker staat in voor de correcte informatieverstrekking aan betrokkenen, ouders, voogden of andere relevante personen binnen zijn organisatie, overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving en interne regels. Indien communicatie per e-mail wordt gebruikt, ziet de Gebruiker erop toe dat het gebruik van de betrokken e-mailadressen rechtmatig is en dat aan de toepasselijke informatie-, toestemmings- of kennisgevingsverplichtingen werd voldaan.
Gebruiker is verantwoordelijk dat de ingebrachte gegevens correct zijn.
De Gebruiker verbindt zich ertoe zijn account, toegangsrechten en inloggegevens zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk te beheren en alle redelijke maatregelen te nemen om ongeoorloofd gebruik, verlies, misbruik of toegang door onbevoegden te voorkomen.
Iedere Gebruiker die kennis krijgt van een beveiligingsincident, verlies van gegevens, ongeoorloofde toegang of een mogelijk datalek, meldt dit onmiddellijk aan de Aanbieder via het daarvoor voorziene contactpunt. De melding bevat, voor zover gekend, de aard van het incident, de betrokken gegevens, het tijdstip van vaststelling en de reeds genomen maatregelen.

4. Aansprakelijkheid

De Aanbieder spant zich in om de Tool volgens de regels van de kunst, veilig en betrouwbaar ter beschikking te stellen.
De Aanbieder kan niet aansprakelijk worden gesteld voor indirecte schade, gevolgschade of tijdelijke onbeschikbaarheid van de Tool, behoudens in geval van opzettelijke fout of grove nalatigheid.
De gegevensbeschermingsautoriteit wordt binnen de 72 uur ingelicht door de Aanbieder bij een mogelijk datalek of hacking. Hiervoor dient de Gebruiker een mogelijk datalek of hacking onmiddellijk te melden aan de Aanbieder.

5. Wijzigingen en beëindiging

Aanbieder behoudt zich het recht voor om de Tool en de voorwaarden bepaald in deze Overeenkomst op elk moment en zonder voorafgaande kennisgeving of termijn te wijzigen in functie van de doelstelling beschreven in het algemeen kader.
Gebruiker kan deze Overeenkomst op elk moment en zonder het naleven van enige termijn beëindigen door het gebruik van de Tool eenzijdig stop te zetten en zijn account te verwijderen.
De Aanbieder levert redelijke inspanningen om de beschikbaarheid en goede werking van de Tool te waarborgen, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid.
De Tool kan tijdelijk niet beschikbaar zijn wegens onderhoud, technische storingen, beveiligingsupdates of overmacht.
Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de Tool, de software, de documentatie en de rapportering blijven eigendom van de Aanbieder. Het gebruik van de Tool verleent geen eigendomsrechten aan de Gebruiker.

6. Toepasselijk recht en geschillenbeslechting

Deze Overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht. Eventuele geschillen zullen worden beslecht door middel van bemiddeling of, indien nodig, door de bevoegde rechtbank te Brussel.

De Gebruiker verklaart dat hij de Gebruikersovereenkomst heeft gelezen, begrepen en aanvaard. De Gebruiker bevestigt bevoegd te zijn om deze verklaring namens de organisatie af te leggen en verbindt zich ertoe de bepalingen uit deze overeenkomsten naar best vermogen na te leven.

De Gebruiker bevestigt tevens dat hij de nodige interne maatregelen neemt om de Tool rechtmatig te gebruiken en de toepasselijke privacy-, vertrouwelijkheids- en toegangsregels te respecteren.